On a souvent l’impression de perdre du temps sur sa boîte mail. Entre les spams, les newsletters, les mails plus ou moins importants….
Vous souhaitez :
- Avoir votre boîte mail optimisée et organisée.
- Retrouver facilement un mail pour pouvoir y donner suite ou rechercher une information.
Donc je vous propose d’investir un peu de votre temps pour pouvoir en gagner rapidement par la suite. Vous y gagnerez pour pouvoir vous consacrer à d’autres tâches plus importantes dans votre vie professionnelle ou personnelle.
Reprenez vos mails en main. Je peux vous aider dans votre organisation.
Rendre visible sa boîte mail et l'allégée
Il va falloir s’organiser pour nettoyer et supprimer ses anciens mails. il faut y aller par étapes. Ne pas vouloir tout faire en une seule fois pour ne pas être dépasser pas le travail et éviter la procrastination.
Mon post Instagram sur la procrastination peut t’intéresser: Ici
voici mes petits conseils:
- Commencez votre tri par dates.
- Effacé les plus anciens mails,
- déterminez ceux que vous souhaitez garder,
- mettez-les dans un dossier
- supprimer les autres mails en fonction de leur importance.
- Séparer les mails professionnels et les mails personnels au moins dans le classement des dossiers. Pour cela faites 2 dossiers. Idéalement, avoir 2 boîtes mails distinct.
- Créer des sous-dossiers par thème, par personne (clients, prospects…), urgent ou non urgent à classer dans la bonne catégorie. Vous y verrez déjà plus clair.
- Gérer les dossiers un par un.
- Gérer vos abonnements aux newsletters. Pour cela désinscrivez-vous des newsletters que vous effacez sans les ouvrir ou celles que vous ne lisez pas. Garder les plus pertinentes. Et celles dont les sujets vous intéressent.
Si vous gardez un mail, pour une information pertinente, noté là dans un carnet, un fichier Word ou un endroit ou vous êtes sûr d’aller le relire, car avouons-le, qui d’entre nous relie ses mails non important une fois ouvert ?
Prendre de nouvelle habitude
Gérez vos mails par ordre d’importance ! Les newsletters ne seront pas traitées en même temps qu’un mail clients ou qu’une demande d’information ou de devis.
Pour cela :
- Planifier la lecture de ses mails en programmant dans son agenda des créneaux « gestion mail ». Afin de voir si vous êtes au clair avec votre organisation et vos clients.
- Programmez-vous un autre créneau dans la semaine pour la lecture des newsletters reçues en lien avec notre travail. Ils sont moins importants et ne nécessitent aucune réponse.
- Traiter le mail ouvert selon l’urgence! On y répond, on le met en attente pour le traiter le lendemain ou plus tard, on classe dans un dossier ou on le supprime.
- Ne pas se mettre de notification pour un nouveau mail, si c’est important en général on vous contact directement.
- Si un dossier « à gérer plus tard » est fait, il ne faut pas oublier de le traiter. Rajouter le dans votre agenda.
Si vous attendez un mail important à traiter en milieu de journée, autorisez-vous à gérer seulement celui-ci pour ne pas déborder sur le reste de votre planning.
Pour conclure, n'oubliez pas que le but est d'améliorer votre organisation et non de la changer.
Les conseils que je vous donne pour gérer votre boîte mail, doivent s’adapter à votre routine et non l’inverse. établissez votre routine personnelle dans l’ordre que vous souhaitez, ajoutez-y ce qui vous intéresse. Organisez votre classement à votre façon, rien de tel pour garder cette habitude.
Il faut 21 jours pour changer une habitude, alors soyez patient avec vous-même. Ne vous mettez pas la pression. Prenez votre temps, notez et mettez à votre porté les étapes pour améliorer vos habitudes de gestion de mail. Les intégrer dans votre planning journalier ou déléguer cette tâche si ça vous ajoute trop de travail.
Tu as déjà commencé à réorganiser ta boîte mails ? comment tu fais ? Dis moi en commentaire.
